1.1 Verantwortlicher ist der Kunde, der Klarium nach den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) nutzt. Auftragsverarbeiter ist [Firmenwortlaut laut Firmenbuch], Flexible Kapitalgesellschaft (FlexCo), Sitz [Sitz laut Firmenbuch], [Straße und Hausnummer], [Postleitzahl] [Ort], Österreich, [Firmenbuchnummer (FN …)], eingetragen beim [Firmenbuchgericht] („Klarium“).
1.2 Gegenstand ist die Verarbeitung personenbezogener Daten, die bei der Bereitstellung von Klarium nach den AGB im Auftrag des Kunden anfällt. Art und Zweck der Verarbeitung, die Arten der Daten und die Kategorien betroffener Personen beschreibt Anlage 1.
1.3 Der Vertrag gilt für die Dauer des Vertrags nach den AGB einschließlich der Testphase und darüber hinaus bis zum Abschluss der Rückgabe und Löschung nach Ziffer 11.
1.4 Der Kunde schließt diesen Vertrag elektronisch ab (Art. 28 Abs. 9 DSGVO). Welche Fassung er wann angenommen hat, hält Klarium fest. Eine gegengezeichnete Fassung als PDF erhält er auf Wunsch. Änderungen werden nur wirksam, wenn der Kunde sie annimmt.
1.5 Für den Datenschutz geht dieser Vertrag den AGB vor. Für die Haftung gilt Ziffer 14.
2.1 Klarium verarbeitet die Daten nur auf dokumentierte Weisung des Kunden — auch in Bezug auf die Übermittlung in Drittländer —, sofern Klarium nicht durch das Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem Klarium unterliegt, zur Verarbeitung verpflichtet ist. In einem solchen Fall teilt Klarium dem Kunden diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht eine solche Mitteilung nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet (Art. 28 Abs. 3 lit. a DSGVO).
2.2 Weisungen sind dieser Vertrag und die AGB, die Einstellungen, die der Kunde in seinem Konto vornimmt (etwa Kanäle, Speicherfristen, Konnektoren, Kampagnen und Regeln des Assistenten), und Einzelweisungen in Textform. Änderungen der Einstellungen protokolliert Klarium.
2.3 Der Kunde weist Klarium hiermit an, die Daten zu den in Anlage 3 (Subauftragsverarbeiter) beschriebenen Zwecken an die dort genannten Subauftragsverarbeiter zu übermitteln, auch in Drittländer.
2.4 Ist Klarium der Auffassung, dass eine Weisung gegen Datenschutzrecht verstößt, informiert Klarium den Kunden unverzüglich (Art. 28 Abs. 3 UAbs. 2 DSGVO) und darf die Ausführung aussetzen, bis der Kunde sie bestätigt oder ändert. Offensichtlich unzulässige Einstellungen — etwa eine unbegrenzte Speicherfrist für Gesundheitsdaten — macht Klarium kenntlich.
3.1 Klarium verpflichtet alle Personen, die Zugang zu den Daten erhalten, vor Beginn ihrer Tätigkeit schriftlich auf das Datengeheimnis nach § 6 Datenschutzgesetz (DSG), auch über das Ende ihrer Tätigkeit hinaus, belehrt sie über die Folgen einer Verletzung und gewährt Zugang nur, soweit er für ihre Aufgabe erforderlich ist (Art. 28 Abs. 3 lit. b, Art. 32 Abs. 4 DSGVO). Niemandem entsteht ein Nachteil, weil er eine unzulässige Übermittlung verweigert (§ 6 Abs. 4 DSG).
3.2 Klarium-Personal hört Gespräche nicht mit. Auf Gesprächsinhalte greift es nur zu, soweit der Kunde das für einen bestimmten Supportfall in Textform verlangt, befristet und protokolliert, oder soweit es zur Prüfung einer Anfechtung (Ziffer 5 lit. b) oder zur Abwehr eines konkreten Sicherheitsvorfalls erforderlich ist. Bei Kunden mit beruflicher Verschwiegenheitspflicht (Anlage 4) besteht ohne solche Freigabe kein Zugriff auf Inhalte. [Inhaltszugriff für Klarium-Personal auf ticketbezogene, befristete und protokollierte Freigabe umstellen]
4.1 Klarium trifft die technischen und organisatorischen Maßnahmen der Anlage 2 (Art. 32 DSGVO).
4.2 Klarium darf die Maßnahmen an den technischen Fortschritt anpassen, solange das Schutzniveau nicht sinkt. Wesentliche Änderungen teilt Klarium dem Kunden vorab mit. Klarium überprüft die Maßnahmen mindestens jährlich.
5.1 Klarium verarbeitet die Daten abschließend zu folgenden Zwecken:
- a) Im Auftrag des Kunden: die Leistungen nach den AGB einschließlich der Bewertung der Gespräche und der Prüfung von Anfechtungen, Qualitätsauswertungen für den Kunden, lernender Funktionen ausschließlich innerhalb des Kontos des Kunden und nach seiner Freigabe sowie des Gedächtnisses je Endkunde ausschließlich innerhalb des Kontos.
- b) Als eigener Verantwortlicher: die Kennzahlen der Belege, die Klarium für Abrechnung und Rechnungslegung benötigt (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO), die Sicherheit der Systeme und die Abwehr von Missbrauch (lit. f) sowie die Erfüllung gesetzlicher Pflichten und die Durchsetzung oder Abwehr von Rechtsansprüchen; Gesprächsinhalte dazu nur im konkreten Anfechtungs- oder Streitfall und nur im erforderlichen Umfang (Art. 9 Abs. 2 lit. f DSGVO).
- c) Statistik: nur mit wirksam anonymisierten Daten; bei Kunden aus dem Gesundheitswesen und mit beruflicher Verschwiegenheitspflicht nur mit technischen Metadaten.
- d) Ausgeschlossen sind das Training allgemeiner KI-Modelle, Profile oder Abgleiche über die Konten mehrerer Kunden hinweg, der Verkauf von Daten und ihre Nutzung für Werbung. [Mandantenübergreifenden Sperrlisten-Abgleich streichen oder als Klarium-eigene Sperrliste ausweisen]
5.2 Die Belege eines Kunden sind über Prüfsummen verkettet. Sie enthalten keine Gesprächsinhalte; Begründungen und Anfechtungsunterlagen werden mit der Frist des Kunden gelöscht oder unkenntlich gemacht. Die Kennzahlen der Belege sind personenbezogene, pseudonyme Daten; Klarium bewahrt sie als Abrechnungsunterlagen sieben Jahre auf (§ 132 BAO, Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO).
6.1 Der Kunde genehmigt allgemein den Einsatz der Subauftragsverarbeiter, die in Anlage 3 unter klarium.at/subprozessoren aufgeführt sind (Art. 28 Abs. 2 DSGVO). Klarium wählt sie sorgfältig nach den Garantien aus, die sie für Datenschutz und Sicherheit bieten.
6.2 Bevor Klarium einen Subauftragsverarbeiter hinzuzieht oder ersetzt, informiert Klarium den Kunden mindestens 30 Tage vorher per E-Mail an den hinterlegten Datenschutzkontakt und aktualisiert Anlage 3. Änderungen, die Subauftragsverarbeiter bei ihren eigenen Unterauftragsverarbeitern vornehmen, gibt Klarium innerhalb von fünf Werktagen nach Kenntnis weiter.
6.3 Der Kunde kann einer Änderung innerhalb von 30 Tagen aus sachlichen Gründen in Textform widersprechen. Klarium bietet ihm dann eine gleichwertige Alternative an oder der Kunde kann die betroffenen Leistungen bzw. den Vertrag zum Wirksamwerden der Änderung kündigen; im Voraus bezahlte Entgelte erstattet Klarium anteilig.
6.4 Muss Klarium einen Subauftragsverarbeiter aus Gründen der Sicherheit oder Verfügbarkeit kurzfristig ersetzen, informiert Klarium den Kunden unverzüglich; das Widerspruchsrecht nach Ziffer 6.3 besteht dann nachträglich.
6.5 Klarium erlegt jedem Subauftragsverarbeiter vertraglich dieselben Datenschutzpflichten auf, die dieser Vertrag vorsieht (Art. 28 Abs. 4 DSGVO), und haftet gegenüber dem Kunden für dessen Pflichterfüllung wie für eigene.
6.6 Integrationen, die der Kunde selbst aktiviert — etwa sein Postfach oder Kalender bei Google oder Microsoft, sein Stripe-Konto, CRM- und Rechnungsprogramme, Exa oder eigene Webhooks —, sind keine Subauftragsverarbeiter von Klarium. Den Vertrag mit diesen Anbietern und eine allfällige Drittlandübermittlung verantwortet der Kunde.
7.1 Klarium übermittelt Daten in Drittländer nur an Empfänger der Anlage 3 und nur auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses (auch des EU-U.S. Data Privacy Framework) oder der Standardvertragsklauseln (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914, Modul 3) mit einer dokumentierten Bewertung des Übermittlungsrisikos (Art. 44 bis 46 DSGVO).
7.2 Auf Anfrage erhält der Kunde eine Kopie der Standardvertragsklauseln und eine Zusammenfassung der Risikobewertung.
7.3 Fällt eine Übermittlungsgrundlage weg, informiert Klarium den Kunden unverzüglich und stellt auf eine andere Grundlage oder einen anderen Anbieter um oder setzt die Übermittlung aus.
7.4 KI-Anbieter unter den Subauftragsverarbeitern dürfen die Daten nicht zum Training ihrer Modelle oder für eigene Zwecke verwenden und speichern sie nur, soweit das für ihre Leistung oder die Missbrauchserkennung erforderlich ist. Einzelheiten nennt Anlage 3.
8.1 Klarium unterstützt den Kunden bei der Erfüllung der Rechte betroffener Personen (Art. 12 bis 22 DSGVO) durch Funktionen im Konto: Suche, Export, Berichtigung und Löschung der Daten eines Endkunden, Einschränkung und ein Widerspruchsvermerk gegen die Profilbildung. Wendet sich eine betroffene Person direkt an Klarium, leitet Klarium die Anfrage innerhalb von zwei Werktagen an den Kunden weiter und beantwortet sie nicht selbst, außer der Kunde weist das an.
8.2 Klarium unterstützt den Kunden bei den Pflichten nach Art. 32 bis 36 DSGVO, insbesondere bei einer Datenschutz-Folgenabschätzung und einer vorherigen Konsultation der Aufsichtsbehörde, und stellt die dafür nötigen Informationen über Klarium bereit.
8.3 Den Hinweis zu Beginn eines Anrufs und einen Widerspruch des Anrufers gegen die Speicherung protokolliert Klarium je Gespräch; die Protokolle kann der Kunde exportieren. [Ansage-Nachweis nur setzen, wenn die Ansage tatsächlich gesprochen wurde]
8.4 Die Unterstützung über die Funktionen im Konto ist im Entgelt enthalten. Für darüber hinausgehenden Aufwand kann Klarium eine angemessene Vergütung nach vorab mitgeteilten Sätzen verlangen, nicht aber, wenn der Aufwand auf einen Verstoß von Klarium zurückgeht.
9.1 Klarium meldet dem Kunden eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten — auch bei einem Subauftragsverarbeiter — unverzüglich, spätestens 24 Stunden nachdem Klarium von ihr Kenntnis erlangt hat, an den hinterlegten Datenschutzkontakt.
9.2 Die Meldung enthält, soweit bekannt, die Art der Verletzung, die Kategorien und die ungefähre Zahl der betroffenen Personen und Datensätze, die wahrscheinlichen Folgen, die ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen und eine Ansprechperson. Informationen, die noch nicht vorliegen, reicht Klarium schrittweise nach (Art. 33 Abs. 3 und 4 DSGVO).
9.3 Klarium meldet die Verletzung ohne Weisung des Kunden weder der Aufsichtsbehörde noch den betroffenen Personen, außer Klarium ist gesetzlich dazu verpflichtet. Die Meldung ist kein Anerkenntnis eines Verschuldens.
10.1 Verlangt eine Behörde oder ein Gericht Daten des Kunden heraus, gibt Klarium sie nur heraus, soweit Klarium gesetzlich dazu verpflichtet ist, und nur im zwingend erforderlichen Umfang. Klarium informiert den Kunden unverzüglich, soweit das zulässig ist, und verweist die Behörde nach Möglichkeit an ihn.
10.2 Steht dem Kunden ein gesetzliches Recht zur Verschwiegenheit oder zur Verweigerung der Aussage zu, das auch die bei Klarium gespeicherten Daten schützt, erhebt Klarium in Abstimmung mit dem Kunden Widerspruch bzw. beantragt die Versiegelung (§ 112 Strafprozessordnung). Ersuchen von Behörden aus Drittländern beachtet Klarium nur nach Maßgabe von Art. 48 DSGVO und Art. 32 Data Act.
11.1 Nach Ende des Vertrags kann der Kunde seine Daten 30 Tage lang vollständig in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format exportieren; das gilt als Rückgabe. Für den Ablauf gilt Teil C der AGB.
11.2 Danach löscht Klarium alle Daten des Kunden innerhalb von weiteren 30 Tagen, einschließlich ihrer Kopien in Protokollen und Sperrlisten. Datensicherungen werden nach [Aufbewahrung der Datensicherungen in Tagen] Tagen überschrieben; bis dahin sind die Daten dort gesperrt und werden nicht mehr verarbeitet. [Automatische Löschung aller Kundendaten nach der Abrufphase einschließlich Protokoll- und Sperrlisten-Kopien umsetzen]
11.3 Ausgenommen sind die Daten, die Klarium als eigener Verantwortlicher aufbewahren muss (Ziffer 5 lit. b, insbesondere Abrechnungsunterlagen für sieben Jahre), und ein minimaler Nachweis der Löschung. Der Kunde kann eine frühere Löschung verlangen. Auf Wunsch bestätigt Klarium die Löschung in Textform.
12.1 Klarium stellt dem Kunden die Informationen zur Verfügung, die nötig sind, um die Einhaltung dieses Vertrags nachzuweisen (Art. 28 Abs. 3 lit. h DSGVO), insbesondere diesen Vertrag mit Anlagen, Nachweise der Subauftragsverarbeiter und Antworten auf einen jährlichen Fragebogen — jeweils kostenlos.
12.2 Reicht das nicht aus, kann der Kunde Kontrollen einschließlich Prüfungen vor Ort durchführen oder durch einen von ihm beauftragten, zur Verschwiegenheit verpflichteten Prüfer durchführen lassen, der kein Wettbewerber von Klarium ist. Kontrollen sind mit einer Frist von 30 Tagen anzukündigen, außer bei konkreten Hinweisen auf einen Verstoß, und finden während der Geschäftszeiten statt, ohne den Betrieb unverhältnismäßig zu stören.
12.3 Für den Aufwand einer Kontrolle kann Klarium eine angemessene Vergütung nach vorab mitgeteilten Sätzen verlangen. Ergibt die Kontrolle einen wesentlichen Verstoß von Klarium, trägt Klarium ihre Kosten.
13.1 Der Kunde ist für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung verantwortlich, insbesondere für die Rechtsgrundlagen, die Information seiner Endkunden, eine allfällige Datenschutz-Folgenabschätzung und die Wahl angemessener Speicherfristen. Er hinterlegt im Konto einen Datenschutzkontakt und hält ihn aktuell.
13.2 Der Kunde informiert Klarium unverzüglich, wenn er Fehler oder Unregelmäßigkeiten bei der Verarbeitung feststellt.
14.1 Die Haftung gegenüber betroffenen Personen nach Art. 82 DSGVO bleibt unberührt. Im Verhältnis zwischen Kunde und Klarium gilt Ziffer 16 der AGB; wer von einer betroffenen Person in Anspruch genommen wird, kann von der anderen Partei Ersatz verlangen, soweit diese für den Schaden verantwortlich ist (Art. 82 Abs. 5 DSGVO).
14.2 Handelt Klarium den Weisungen des Kunden zuwider oder verletzt Klarium seine Pflichten als Auftragsverarbeiter, stellt Klarium den Kunden von daraus entstehenden Ansprüchen frei. Beruht ein Anspruch auf einer rechtswidrigen Weisung des Kunden, stellt der Kunde Klarium frei.
15.1 Für diesen Vertrag gelten die Ziffern 20.1, 20.2 und 20.5 bis 20.7 der AGB (Textform, maßgebliche Sprache, Rechtswahl, Gerichtsstand, Teilunwirksamkeit) entsprechend.
| Modul | Art und Zweck | Daten | Betroffene |
|---|---|---|---|
| Telefon | Annahme eingehender Anrufe, Live-Transkription und Beantwortung durch Sprach-KI, Rückrufe, Erinnerungen und Kampagnen, Übergabe an Menschen | Rufnummer, Name, Anliegen, Gesprächs-Audio (nur im Live-Strom, keine Speicherung), Transkript, Zusammenfassung, textbasierter Stimmungswert, Ergebnis | Anrufer und Angerufene, in Gesprächen genannte Dritte |
| Lesen, Beantworten und Versenden über das verbundene Postfach des Kunden oder über eine Klarium-Adresse | Adressen, Namen, Inhalte, Anhänge | Absender und Empfänger, in E-Mails genannte Dritte | |
| WhatsApp und SMS | Beantworten und Versenden von Nachrichten, Terminerinnerungen, Kampagnen | Telefonnummer, Profilname, Inhalte | Endkunden |
| Chat-Widget | Beantwortung von Fragen auf der Website des Kunden, Anmeldung per E-Mail-Code, Zufriedenheitsabfrage (Anlage 6) | Nachrichten, Sitzungskennung, E-Mail-Adresse bei Anmeldung, Bewertung | Besucher der Website des Kunden |
| Termine und Kalender | Terminvereinbarung, Abgleich mit dem Kalender des Kunden, Kalender-Abonnement (ICS) | Name, Kontaktdaten, Anliegen, Termin | Endkunden, Mitarbeitende |
| Wissensbasis | Einlesen der Website und Dokumente des Kunden, Vektorisierung, Suche für Antworten | Inhalte des Kunden einschließlich darin genannter Personen | Mitarbeitende, Dritte |
| Kundenprofile und Gedächtnis | Zusammenfassungen und Fakten je Endkunde über alle Kanäle (Profilbildung, Widerspruch möglich) | Präferenzen, frühere Anliegen, Kontaktverlauf | Endkunden |
| Autonome Aktionen | Ausführen der vom Kunden freigegebenen Aktionen in verbundenen Systemen, Identitätsprüfung, Protokoll | Identitätsmerkmale, Auftrag, Bestätigung, Ergebnis | Endkunden |
| Bewertung, Belege und Anfechtung | Bewertung jedes Gesprächs, Belege, Prüfung von Anfechtungen | Bewertung, Begründung, Kennzahlen, Anfechtungstext | Endkunden, Mitarbeitende |
| Team | Zugänge, Rollen, Dienstplan und Abwesenheiten | Name, E-Mail, Rolle, Dienstzeiten, Abwesenheiten mit freiwilligem Grund | Mitarbeitende |
| Kundenportal | Zugang der Endkunden zu Dokumenten, Terminen, Datenexport und Widerspruch | E-Mail-Adresse, Dokumente, Termine | Endkunden |
Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) — insbesondere Gesundheitsdaten — können in allen Modulen vorkommen, auch mittelbar, etwa aus dem Zweck eines Termins oder der Fachrichtung einer Ordination. Bei Kanzleien können Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten (Art. 10 DSGVO) betroffen sein. Ob und in welchem Umfang solche Daten verarbeitet werden, bestimmt der Kunde durch seinen Einsatz von Klarium.
- Verschlüsselung: Alle Übertragungen sind mit TLS verschlüsselt, die Speicherung bei den Hosting-Anbietern ebenfalls. Zugangsschlüssel zu Postfächern, Kalendern und Konnektoren speichert Klarium zusätzlich mit AES-256-GCM verschlüsselt; Geheimnisse der Anwendung liegen in Azure Key Vault und werden über eine verwaltete Identität gelesen.
- Trennung der Kunden: Jeder Datensatz ist einem Kunden zugeordnet; die Zuordnung ergibt sich aus der geprüften Anmeldung, nie aus der aufgerufenen Adresse. Für Wissensabfragen erzwingt zusätzlich die Datenbank die Trennung (Row-Level-Security). Lernende Funktionen arbeiten ausschließlich mit Daten des jeweiligen Kunden.
- Zugriffskontrolle: Rollen Inhaber, Administrator, Mitarbeiter und Nur-Lesen mit zentraler Prüfung jeder Anfrage; Nur-Lesen-Konten können nichts verändern. Klarium-Personal erhält Zugriff nur über eine namentliche Freigabeliste; Lesezugriffe auf Interessentendaten werden protokolliert. [Mehr-Faktor-Anmeldung für Klarium-Personal erzwingen]
- Absicherung der Kanäle: Eingehende Benachrichtigungen von Telefonie-, E-Mail-, Zahlungs- und Postfachdiensten werden über Signaturen, Token oder Absenderlisten geprüft. Das Chat-Widget antwortet nur auf freigegebenen Websites; Endkunden melden sich im Widget und im Portal per Einmalcode an, Zugänge lassen sich widerrufen.
- Protokollierung: Sicherheitsrelevante Vorgänge werden in einem unveränderlichen Protokoll festgehalten. Anwendungsprotokolle enthalten keine E-Mail-Adressen oder Telefonnummern im Klartext. Sicherheitsereignisse im Chat werden ohne den Text der Nachricht protokolliert.
- Verfügbarkeit: Automatische Wiederholung bei Datenbankfehlern, Begrenzung der Anfragen je Absender und ein Tagesbudget für KI-Aufrufe je Kunde gegen Überlastung und Missbrauch. Fällt die Sprach-KI aus, wird an die Weiterleitungsnummer des Kunden verbunden. Datensicherungen des Datenbankanbieters werden [Aufbewahrung der Datensicherungen in Tagen] Tage aufbewahrt. [Wiederherstellung aus Sicherungen dokumentiert testen]
- Löschung: Ein täglicher Löschdienst entfernt Gespräche nach der vom Kunden gewählten Frist (Vorgabe 90 Tage) samt Notizen, Gedächtnis und Anhängen und anonymisiert Termine, Tickets und Bewertungen. Einmalcodes verfallen nach zehn Minuten. Export und Löschung einzelner Endkunden sind im Konto möglich.
- KI-spezifische Maßnahmen: Moderation der Eingaben, Erkennung eingeschleuster Anweisungen an allen Eingängen, Schutz vor dem Auslesen der Systemanweisungen, Prüfung der Antworten gegen die Quellen des Kunden, KI-Hinweis zu Beginn jedes Gesprächs, Übergabe an Menschen und eine ausschließlich textbasierte Stimmungsanalyse. Klarium trainiert keine Modelle mit Kundendaten.
- Sichere Entwicklung: Automatisierte Tests bei jeder Änderung, laufende Prüfung der Abhängigkeiten auf Schwachstellen und Suche nach versehentlich veröffentlichten Geheimnissen; Schutz ausgehender Verbindungen vor Umleitung in interne Netze (SSRF); hochgeladene Dateien werden vor der Speicherung lokal auf Schadsoftware geprüft.
- Sicherheitsvorfälle: Meldung an den Kunden nach Ziffer 9. [Notfall- und Meldeablauf für Sicherheitsvorfälle schriftlich festlegen]
- Organisation: Verpflichtung auf das Datengeheimnis (Ziffer 3.1), Zugriff nur nach Erforderlichkeit, Schulung zu Datenschutz und KI-Einsatz, jährliche Überprüfung dieser Maßnahmen.
- Physische Sicherheit: Klarium betreibt keine eigenen Rechenzentren. Die Rechenzentren von Microsoft und Amazon Web Services (für Supabase) sind nach Angaben der Anbieter unter anderem nach ISO/IEC 27001 zertifiziert.
Die aktuelle Liste mit Leistung, Daten, Orten und Übermittlungsgrundlage steht unter klarium.at/subprozessoren. Sie ist Bestandteil dieses Vertrags.
Diese Anlage gilt, wenn der Kunde einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegt, insbesondere nach § 54 Ärztegesetz 1998, § 21 Zahnärztegesetz, § 45 Psychotherapiegesetz 2024, § 37 Psychologengesetz 2013, § 9 Kranken- und Kuranstaltengesetz, § 9 Rechtsanwaltsordnung, § 37 Notariatsordnung oder § 80 Wirtschaftstreuhandberufsgesetz 2017.
- Klarium wird als Hilfsperson des Kunden tätig und ist im selben Umfang wie der Kunde zur Verschwiegenheit über alle Tatsachen verpflichtet, die Klarium bei der Leistung bekannt werden. Diese Pflicht gilt zeitlich unbegrenzt.
- Klarium verpflichtet alle Personen, die Zugang zu den Daten erhalten können, vorab schriftlich auf diese Verschwiegenheit, belehrt sie über die Folgen einer Verletzung und weist das dem Kunden auf Verlangen nach.
- Klarium erlegt seinen Subauftragsverarbeitern gleichwertige Pflichten auf.
- Klarium offenbart geschützte Tatsachen nur auf Weisung des Kunden oder aufgrund einer gesetzlichen Pflicht (Ziffer 10) und verwendet sie nicht für eigene Zwecke.
- Ohne Freigabe im Einzelfall hat Klarium-Personal keinen Zugriff auf Gesprächsinhalte (Ziffer 3.2).
- Klarium unterstützt Gesundheitsdiensteanbieter bei ihren Pflichten nach den §§ 3 bis 7 Gesundheitstelematikgesetz 2012, insbesondere durch die verschlüsselte Übertragung (§ 6 Gesundheitstelematikgesetz 2012).
| Daten | Standardfrist |
|---|---|
| Anrufe (Transkript, Zusammenfassung, Ergebnis) | 90 Tage oder die vom Kunden gewählte Frist [Unbegrenzte Speicherfrist (Einstellung 0) abschaffen, Höchstwert mit Begründung] |
| E-Mail-, WhatsApp-, SMS- und Chatverläufe, Notizen, Gedächtnis, Anhänge | wie Anrufe |
| Termine, Tickets, Bewertungen, Belege | Anonymisierung mit der Frist für Anrufe; Beleg-Kennzahlen 7 Jahre (Ziffer 5.2) |
| Automatisch gespeicherte Gesprächsdokumente | 90 Tage |
| Vom Kunden hochgeladene Dokumente und Wissensinhalte | bis zur Löschung durch den Kunden, spätestens nach Ziffer 11 |
| Zustellprotokolle ausgehender Webhooks | 30 Tage |
| Einmalcodes | 10 Minuten bzw. bis zur Verwendung |
| Audio und Transkripte bei ElevenLabs | keine Aufbewahrung (0 Tage) |
Der Kunde wählt die Fristen in den Einstellungen seines Kontos und verantwortet sie. Für Gesundheitsdaten empfehlen wir, Gespräche höchstens 90 Tage aufzubewahren.
Das Chat-Widget lädt der Kunde als Skript von Klarium auf seiner Website. Es setzt keine Cookies, nutzt keinen dauerhaften Speicher und lädt keine Inhalte Dritter. Erst wenn ein Besucher das Widget nutzt, legt es im Sitzungsspeicher des Browsers bis zum Schließen des Tabs ab: eine Gesprächskennung und ein Sitzungsschlüssel (klarium_session_id, klarium_session_token), nach einer Anmeldung per E-Mail-Code ein Zugangsschlüssel mit Ablaufzeit und Name (klarium_token, klarium_token_exp, klarium_token_name) und ob die Zufriedenheitsabfrage beantwortet wurde (klarium_csat_done). Übermittelt werden die Nachrichten, diese Kennungen, gegebenenfalls die E-Mail-Adresse für den Code und die Bewertung.
Diese Speicherungen sind für die vom Besucher gewünschte Funktion unbedingt erforderlich (§ 165 Abs. 3 Satz 3 Telekommunikationsgesetz 2021). Der Kunde informiert die Besucher seiner Website darüber. Als Ausgangspunkt für seine Datenschutzerklärung kann er diesen Text verwenden:
„Für unseren Kundenservice am Telefon, per E-Mail, WhatsApp, SMS und im Chat auf dieser Website setzen wir den KI-Assistenten von Klarium ein (Auftragsverarbeiter). Der Assistent weist zu Beginn darauf hin, dass Sie mit einer KI kommunizieren. Telefongespräche werden live in Text umgewandelt und von KI-Diensten in den USA verarbeitet; eine Tonaufnahme wird nicht gespeichert. Gespräche speichern wir [90] Tage. Der Chat speichert eine Gesprächskennung nur im Sitzungsspeicher Ihres Browsers bis zum Schließen des Tabs. Die eingesetzten Dienstleister finden Sie unter klarium.at/subprozessoren.“
Fragen zu diesem Vertrag beantworten wir unter datenschutz@klarium.at.
